Reformasi Tata Naskah Kepegawaian, 10 Menit Mencari Arsip

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
بسم الله و الحمد لله
اللهم صلى على سيدنا محمد و على أله
 و صحبه أجمعين

Namanya Abdul Rachman biasa dipanggil Rahman, salah satu arsiparis pada Biro Kepegawaian Setjen Kemenag. Lebih dari tiga puluh tahun bekerja, tidak terasa sudah mendekati masa pensiun.

Namun, kepada Humas, Rahman mengaku merasa lega. Sebab, bersama teman-teman di Bagian Data, Informasi, dan Naskah Kepegawaian, mereka telah mewujudkan sebuah legacy; warisan yang bisa terus dikembangkan oleh ASN penerusnya di Biro Kepegawaian. Legacy tersebut adalah Tata Naskah Elektronik atau e-Takah. 

“Dulu, ASN atau keluarga ASN dari berbagai daerah di Indonesia, saat akan mencari arsip kepegawaian, baik diri ataupun keluarganya, bisa memakan waktu lama. Sekarang, arsip tersebut sudah tertata dan terdigitalisasi sehingga kurang lebih hanya 10 menit dapat ditemukan,” tutur Rahman di Ruang e-Takah, Kantor Kementerian Agama, Jakarta, Kamis (21/01).

Mendadak matanya berkaca-kaca, membayangkan peristiwa yang pernah dialaminya sendiri  sebagai ASN yang bertugas dalam tata naskah kepegawaian. Suatu hari, dia memerlukan dokumen surat nikah orang tuanya yang hilang. Arsip itu dia perlukan untuk mengurus uang duka ke PT Taspen. Maklum, orang tuanya adalah pensiunan PNS. Dia pun bermaksud meminjam untuk foto copy pada Kantor Urusan Agama (KUA) tempat kedua orang tuanya melangsungkan pernikahan. 

Satu jam, dua jam, tiga jam menunggu, arsip yang dicari tidak kunjung ditemukan. Rahman akhirnya mengenalkan dirinya sebagai arsiparis Biro Kepegawaian Setjen Kemenag, lalu meminta izin untuk ikut membantu mencari dokumen yang diperlukan. Nyata, tata naskah arsip ternyata belum dikelola dengan baik sehingga susah mencari dan menemukan dokumen yang dibutuhkan.

Rahman mengaku kondisi seperti itu memang tidak terjadi di semua KUA. Sebab, ada sejumlah KUA dan Kantor Kementerian Agama yang sudah melakukan proses tata naskah kepegawaian dengan baik, sesuai UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Keputusan Menteri Agama (KMA) No 824 tahun 2018 tentang Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian. Meski, semua masih berproses dan belum sepenuhnya sempurna.

Misanya, tata naskah kepegawaian yang dia temukan di Kankemenag Kab Bekasi. Saat melakukan monitoring pemutakhiran data, Desember 2020, dia mendapati tata naskah arsip kepegawaian sudah dikelola dengan rapih, tertata, dan tersusun dengan sistematis. Namun, masih ditemukan beberapa berkas menumpuk  dan itu ternyata adalah berkas PNS yang mempunyai NIP baru (arsip dinamis). Penanggung jawabnya belum memahami tata kelola penataannya. 

Rahman lalu menjelaskan bahwa PNS yang bertugas sebagai pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak sebagaimana diatur dalam pasal 42 UU 43/2009 tentang Kearsipan.

Peristiwa yang dialami tersebut lalu mengingatkan Rahman pada tugas dan fungsi Biro Kepegawaian, tempat dia bekerja, sebagaimana unit pembina sekalgius unit pelaksana. Karenanya, tata naskah kepegawiaan di Biro Kepegawaian Setjen Kemenag harus terdepan agar bisa menjadi contoh bagi satuan kerja lainnya.

Gayung bersambut, Kepala Biro Kepegawaian juga mempunya kebijakan dan komitmen yang sama. Reformasi tata kelola naskah kepegawaian harus berangkat dari Biro Kepegawaian sebagai unit pelaksana yang juga sekaligus unit pembina. Maka, dimulailah proyek reformasi Tata Naskah Kepegawaian dalam rupa Tata Naskah Elektronik atau e-Takah. Seluruh tim bergerak bersama, mulai dari Kepala Biro Kepegawaian, Kabag dan Kasubbag pada Bagian Data, Informasi dan Naskah Kepegawaian, hingga tim IT yang terdiri dari Yogie, Danu, dan Irawan.  

Program ini berlangsung dalam dua tahun terakhir, tepatnya sejak 2019. Saat itu, Tim pengelola naskah kepegawaian Biro Kepegawaian sudah merasa gusar dan jengah dengan tumpukan dokumen yang tidak teratur dan sering menutup akses antar lemari. Dokumen itu seakan membuat lautan arsip yang berserak, dan tidak sedikit yang menjadi rumah rayap. Ruang kerja pun merangkap sebagai ruang penyimpanan.

Perlahan, ribuan dokumen itu ditata. Rapat evaluasi pembenahan dan penataan arsip digelar, dipimpin langsung oleh Kepala Biro Kepegawaian. Bersamaan itu juga, dimulai proses pembanguan e Takah. Forum coffee morning digelar rutin untuk perencanaan dan evaluasi selama pembangunan sistem.

Menurut Rahman, upaya yang dilakukan diawali dengan pembenahan ruang arsip kepegawaian yang berada di lantai 1 gedung Sasana Amal Bakti Kementerian Agama. Selanjutnya, dimulai kegiatan penataan arsip, mulai dari proses simpan naskah, verifikasi dan identifikasi, klasifikasi dan labeling, hingga pengkodean naskah. 

Tahapan selanjunya adalah penyusutan arsip yang sudah tidak aktif atau inaktif. Ini dilakukan dalam rangka mengurangi tumpukan arsip, tentu setelah dibuat daftar arsip inaktif yang akan disusutkan dan verifikasi. Ujung proses ini adalah penyerahan arsip inaktif kepada Biro Umum. 

Pembenahan dan penataan arsip dinamis dilakukan, utamanya yang ada di lantai 3 ruang Biro Kepegawaian Gedung Kemenag. Semuanya ditata rapih, sistematis, dan modern. “Alhamdulillah, tahapan itu berhasil kita selesaikan. Saya senang karena ini bisa diwujudkan sebelum pensiun. Semoga ini bermanfaat dan bisa dikembangkan para pegawai lainnya di masa mendatang,” tutur Rahman. 

Matanya berkaca, penanda bahagia, karena mimpinya menghadirkan tata naskah kepegawian yang baik akhirnya terwujud. Seluruh arsip sudah disusun secara rapih sekaligus dilakukan proses digitalisasi. Tercatat lebih dari 200ribu arsip kepegawaian yang telah ditata. 

“Alhamdulillah, kami sudah berhasil membuat e-takah atau tata naskah elektronik. Semuanya sudah berbasis IT sehingga sangat memudahkan masyarakat saat akan mencari arsip kepegawaian di Kementerian Agama,” tuturnya.

“Arsip Kepegawaian ini tidak hanya menjadi kebutuhan ASN, tapi juga masyarakat, utamanya keluarga ASN saat mereka mengurus sejumlah layanan, seperti Taspen orang tua dan lainnya,” sambungnya.

Apresiasi diberikan Kepala Biro Kepegawaian Saefuddin kepada jajarannya di Bagian Data, Informasi, dan Naskah Kepegawaian. Secara khusus, apresiasi itu dia sampaikan kepada Rahman atas dedikasinya dalam membangun e Takah bersama tim lainnya.

Saefuddin menyampaikan bahwa e Takah dapat diakses terbatas secara online, namun masih perlu dilakukan proses pengembangan ke depan. Namun demikian, e Takah yang saat ini telah berjalan sudah jauh lebih maju dan modern dibanding sebelumnya karena mudah diakses dalam proses pencarian.

“Tiga hari lalu ada orang dari Cirebon yang datang, bermaksud mencari dokumen SK Pensiun nya. Dia pensiun sejak tujuh tahun lalu. Begitu diketik nama dan nip lamanya, arsip dan file nya langsung ditemukan. Sehingga, petugas bisa menemukan dalam waktu kurang dari 10 menit,” kata Saefuddin bangga.

“Database naskah kepegawaian Kemenag tersimpan dalam sistem yang terintegrasi dengan database SIMPEG. Ini sangat memudahkan dalam  mencari file digital atau dokumen fisik arsip. Lokasi arsip ada di rak nomor berapa dan di baris berapa, semua sudah terdata dengan rapih dan sistematis. Semoga ke depan layanan ini bisa segera dimanfaatkan secara luas,” harapnya.

Menurut Saefuddin, apa yang dilakukan Biro Kepegawaian akan menjadi contoh untuk disosialisasikan ke seluruh daerah. Sebab, seluruh Satker Kemenag juga harus mulai berbenah melakukan tata naskah elektronik sesuai KMA 824. Ke depan, Biro Kepegawaian akan  melakukan identikasi  pelaksanaan KMA 824/2018 di daerah. Identifikasi dilakukan untuk mengetahui persoalan kearsipan di daerah. Selain itu, Biro Kepegawaian juga akan melakukan bimtek baik untuk unit eselon 1 pusat maupun ke satker-satker di daerah. 

“Kita akan terus berupaya melakukan pendampingan dan  mentoring pelaksanaan penataan naskah atau arsip kepegawaian di pusat dan daerah,” tandasnya. Semoga!

Terimakasih atas kunjungannya, untuk dapatkan pemberitahuan langsung mengenai artikel terbaru di facebook silakan klik suka pada halaman kami HANAPI BANI

و صلى على سيدنا محمد و على أله
 و صحبه أجمعين

ثم السلام عليكم و رحمة الله و بركاته