Kupas Tuntas Pendataan Siswa Pada EMIS 4.0

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
بسم الله و الحمد لله
اللهم صل و سلم على سيدنا محمد و على أله
 و صحبه أجمعين

Salam Sahabat Hanapi Bani.

Pada aplikasi EMIS terdapat beberapa bagian data yang perlu terus dimutakhirkan datanya. Salah satu yang paling penting adalah data kesiswaan. Hal ini karena data kesiswaan terus mengalami perubahan data dari waktu ke waktu. Selain itu data kesiswaan ini sangat dibutuhkan untuk mendukung program kegiatan baik secara internal di madrasah maupun eksternal pada Kementerian/Lembaga yang berkaitan. Pentingnya madrasah melakukan pemutakhiran data siswa ini karena sangat berkaitan dengan operasional lembaga yakni Bantuan Operasional (BOP dan BOS), Bantuan langsung kepada siswa madrasah (PIP) dan juga terkait dengan penyelenggaraan evaluasi peserta didik madrasah seperti AKMI, Asesmen, dan juga Blangko Ijazah.

Kupas Tuntas Pendataan Siswa Pada EMIS 4.0

Tanya :  

Mengapa Jumlah siswa yang tampil di Dashboard Berbeda dengan jumlah siswa di menu Daftar Siswa ?

Jawaban : 

• Jumlah siswa yang digunakan adalah jumlah siswa yang tertera pada menu Daftar Siswa
• Jumlah siswa yang tertera pada dashboard akan menyesuaikan dengan jumlah siswa pada menu Daftar Siswa hanya memerlukan waktu. Untuk itu dimungkinkan terdapat perbedaan, namun tidak perlu dikhawatirkan, secara berangsur waktu akan terupdate datanya ke halaman Dashboard.

Tanya :  

Bagaimana merubah Tingkat kelas yang salah di EMIS ?

Jawaban : 

• Salah Tingkat sering terjadi karena siswa telat input (lewat tahun ajaran yang seharusnya) Alasan karena siswa belum memiliki KK/dokumen penunjang lainnya, Siswa mutasi tapi diinput menggunakan fitur PPDB, Siswa diinputkan melalui kemenag kota/kab kemudian user salah pilih tingkat/tidak memperhatikan kolom tingkat, Salah proses akademik, seperti siswa yang seharusnya naik tetapi di proses dengan pilihan mengulang (tidak naik kelas) maupun sebaliknya (naik kelas) dan Siswa yang di proses reaktivasi oleh kemenag provinsi kondisi sudah lewat tahun ajaran, sehingga siswa aktif Kembali dengan data tingkat yang sama pada saat siswa tersebut di nonaktifkan
• Kewenangan perubahan Tingkat kelas peserta didik merupakan tugas UC Tingkat Kanwil Kemenag Provinsi.
• Untuk merubah salah Tingkat, lembaga melakukan pengajuan dengan melampirkan persyaratan sbb :

1. Surat permohonan beserta lampiran format daftar perubahan Tingkat kelas
2. Melampirkan data dukung validitas Tingkat kelas antara lain Raport siswa atau surat keterangan dari kepala madrasah.
3. UC Kanwil akan melakukan verifikasi dokumen. Jika valid maka UC Kanwil akan merubah Tingkat kelas peserta didik tersebut melalui menu salah Tingkat pada akun kanwil. (Solusi Siswa Salah Tingkat Kelas)

Tanya :  

Bagaimana cara membatalkan proses kenaikan kelas ?

Jawaban : 

• Proses pembatalan kenaikan kelas dapat dilakukan oleh operator lembaga dengan cara klik batalkan pada siswa yang akan di batalkan di halaman “sudah proses” menu kenaikan kelas kemudian proses ulang dengan ketentuan yang sesuai
• Siswa yang salah proses kenaikan kelasnya Dimana seharusnya mengulang tetapi dinaikkan. Silakan menggunakan prosedur diatas dan tidak perlu mengajukan perubahan tingkat di kemenag provinsi

Tanya :  

Bagaimana mengaktifkan siswa yang terbaca statusnya tidak aktif di EMIS ?

Jawaban : 

• Siswa berstatus tidak aktif sering disebabkan karena beberapa hal diantaranya :

1. Siswa salah/keliru dinonaktifkan pada menu aktifitas belajar
2. Siswa sengaja dinonaktifkan karena data tidak llengkap dan menggangu proses BAP EMIS
3. Siswa mutasi yang proses mutasinya belum tuntas sehingga kadaluarsa

• Kewenangan reaktifasi peserta didik merupakan tugas UC Tingkat Kanwil Kemenag Provinsi apabila dalam madrasahnya berada dalam wilayah provinsinya. Sedangkan jika siswa terbaca tidak aktif pada madrasah diluar wilayah provinsinya, maka reaktifasi menjadi kewenangan EMIS Pusat.
• Reaktifasi hanya dapat dilakukan apabila tidak dinonatifkan dengan pilihan Data Ganda.
• Untuk reaktivasi siswa, lembaga melakukan pengajuan dengan melampirkan persyaratan sbb :

1. Surat permohonan beserta lampiran format daftar siswa yang akan di reaktifasi
2. Melampirkan data dukung antara lain Raport siswa atau surat keterangan dari kepala madrasah.
3. UC Kanwil akan melakukan verifikasi dokumen. Jika valid maka UC Kanwil akan melakukan reaktifasi peserta didik tersebut melalui menu reaktifas pada akun kanwil.
4. Jika berada diluar wilayah provinsi, UC kanwil akan meneruskan usulan lembaga ke EMIS Pusat melalui Google Shet yang ditentukan

Tanya :  

Bagaimana mengaktifkan siswa yang terlanjur di nonaktifkan pada menu aktifitas belajar dengan pilihan data ganda ?

Jawaban : 

• UC Madrasah agar teliti dalam merubah status keaktifan siswa pada menu aktifitas belajar. Apabila data siswa tersebut tidak terindikasi merupakan data ganda, maka jangan sekali kali memilih pilihan alasan data ganda.
• Menonaktifkan dengan pilihan data ganda ini maka sistem akan menghapus data siswa tersebut secara permanen dan tidak dapat dilakukan proses reaktifasi kembali.
• Proses reaktifasi siswa dengan kasus seperti ini perlu perlakukan khusus dan hanya bisa dilakukan oleh Tim Pengembang EMIS Pusat. Untuk itu, Jika terdapat kasus seperti ini, maka lembaga melakukan pengajuan reaktifasi melalui UC EMIS Provinsi dengan melampirkan data dukung sebagaimana yang telah ditentukan untuk selanjutnya diteruskan ke EMIS pusat untuk diproses lebih lanjut.

Tanya :  

Kenapa siswa yang telah dimutasi tidak bisa diproses mutasi masuk di EMIS madrasah tujuan ?

Jawaban : 

• Proses mutasi antar madrasah pada dasarnya dapat diterima melalui menu mutasi masuk setelah adanya persetujuan dari kepala madrasah. Cek kelengkapan proses mutasi dari madrasah asalnya.
• Status keaktifan siswa akan otomatis berubah menjadi tidak aktif setelah 30 Hari dari tanggal rencana mutasi, sehingga apabila telah melebihi waktu yang ditetntuka tersebut, maka siswa dimaksud tidak dapat lagi diterima melalui jalur mutasi masuk namun harus melalui pengajuan reaktifasi siswa.
• Sedangkan untuk mutasi ke sekolah umum, status keaktifan siswa akan langsung tidak aktif saat tanggal rencana mutasi.
• Proses mutasi masuk dari sekolah umum dapat dilakukan apabila data siswa sudah dimutasi keluar di Dapodik. Cek kembali status mutasi siswa di sekolah asalnya.
• Madrasah dapat berkonsultasi dengan UC EMIS Kabupaten/Kota untuk memeriksa status siswa mutasi dimaksud melalui fitur pencarian siswa pada akun UC Kabupaten/Kota.

Tanya :

Proses mutasi siswa, muncul keterangan data siswa tidak ditemukan ? 

Jawaban : 

• Apakah siswa sudah dilakukan proses mutasi dari sekolah asalnya?
• Jika sudah, berapa lama waktu dimutasikan dari EMIS. Jika sudah lebih dari 30 hari, maka status siswa mutasi dimaksud akan menjadi non aktif, sehingga tidak bisa dilakukan proses mutasi. Madrasah kemudian melaporkan untuk proses reaktifasi siswa, bisa oleh madrasah asal maupun madrasah tujuan.
• Apakah data siswa dimaksud sudah sesuai tingkatan kelasnya di madrasah asal dengan tujuan mutasi saat ini. Karena bisa jadi siswa dimaksud belum dinaikkan kelasnya atau bahkan tidak naik kelas namun pindah ke madrasah lain dengan pengakuan naik kelas
• Sebaiknya pindahan dari madrasah telah memiliki surat keterangan pindah yang dicetak dari aplikasi EMIS

Tanya :  

Siswa tidak bersekolah dalam waktu tertentu, sehingga dinonaktifkan dari EMIS oleh lembaga, selanjutnya siswa meminta madrasah untuk proses mutasi ke lembaga lain

Jawaban : 

• Siswa yang sudah dinonaktifkan tidak dapat lagi dilakukan proses mutasi
• Madrasah asal atau tujuan melakukan pengajuan reaktifasi siswa

Tanya :  

Pada saat mutasi masuk, muncul keterangan “Menunggu surat keterangan”

Jawaban : 

• Proses mutasi masuk dimulai dari tahapan mutasi keluar terlebih dahulu. Keterangan ini muncul akibat madrasah asal belum melakukan tahapan mutasi keluar terhadap siswa dimaksud pada EMIS

Tanya :  

Siswa pindahan, punya surat pindah dan raport dari madrasah asal namun tidak terinput datanya di EMIS

Jawaban : 

• Siswa aktif adalah siswa yang terdata pada aplikasi EMIS
• Madrasah sebaiknya tidak menerima mutasi masuk apabila tidak menyertakan surat keterangan pindah dari EMIS yang menandakan bahwa siswa dimaksud telah terdata di EMIS
• Kasus seperti ini dapat dilaporkan ke UC Kab/kota dan/atau Kanwil agar dapat dicek status siswa dimaksud di emis melalui menu pencarian data siswa
• Apabila memang tidak pernah tercatat di emis maka siswa tersebut dapat di inputkan melalui akun kabupaten

Tanya :  

Siswa mutasi masuk dari madrasah namun belum sempat diterima di EMIS, namun siswa dimaksud mutasi lagi. Bagaimana proses mutasinya

Jawaban : 

• Cek umur mutasinya. Jika umur surat mutasi lebih dari 30 hari, maka status siswa tersebut menjadi non aktif maka lalukan pengajuan proses reaktifasi oleh madrasah asal atau madrasah tujuan
• Kasus seperti ini dapat dilaporkan ke UC Kab/kota dan/atau Kanwil agar dapat dicek status siswa dimaksud di emis melalui menu pencarian data siswa sehingga ditemukan riwayat data siswa ini

Tanya :  

Siswa mutasi dari sekolah umum, saat penarikan data keterangan siswa tidak ditemukan

Jawaban : 

• Kemungkinan siswa tidak dimutasi dari dapodik melainkan di nonaktifkan. Koordinasi kembali dengan sekolah asalnya untuk dilakukan proses mutasi
• Cek kembali apakah NISN yang diinputkan di menu mutasi masuk umum sudah sesuai dengan yang terdata di Dapodik sekolah sebelumnya

Tanya :  

Siswa mutasi tapi tidak terdata di EMIS madrasah asal. Lalu ditarik melalui PPDB di kelas awal dan mau disesuaikan kembali tingkat kelasnya

Jawaban : 

• Madrasah perlu tertib dengan menerima siswa pindahan yang telah memiliki surat keterangan pindah yang diterbitkan dari aplikasi EMIS, karena jika tidak pasti akan bermasalah
• Jika ditarik dari PPDB pasti akan masuk sebagai kelas awal, jika dipaksakan merubah tingkat kelas maka tentunya akan bermasalah pada rekam jejak peserta didik di sistem EMIS
• Apabila benar adanya, maka bisa dilakukan pengajuan ke pusat untuk perubahan tingkat kelas dengan catatan melampirkan dokumen surat usulan, format siswa, raport kelas terakhir dan surat pindah dari madrasah asal

Tanya :  

Siswa mutasi masuk dengan status Dibatalkan, mau diajukan kembali

Jawaban : 

• Jika sudah dibatalkan artinya pengajuan mutasi ditolak oleh lembaga penerima mungkin karena siswa itu memang tidak masuk di madrasah tujuan yang diinputkan
• Lakukan pengajuan mutasi ulang dengan membuat surat keterangan mutasi pada menu mutasi keluar di madrasah asalnya

Tanya :  

Saat mutasi masuk siswa berdasarkan surat keterangan mutasi emis muncul  eror surat keterangan dengan nomor emis tidak berlaku

Jawaban : 

• Pastikan nomor surat keterangan emis yang diinputkan sudah benar dan sesuai
• Cek tanggal terbit surat mutasi emisnya, karena jika sudah melebihi 30 hari maka tidak dapat dimutasi karena siswa sudah berubah status menjadi non aktif. Maka lakukan pengajuan reaktifasi siswa

Tanya :  

Pada saat mutasi, muncul keterangan “proses mutasi sedang berlangsung”

Jawaban : 

• Ini menandakan, siswa dimaksud sudah dilakukan proses mutasi (penerbitan surat keterangan mutasi) namun belum ada keterangan persetujuan atau penolakan
• Cek pada Riwayat mutasi, kemungkinan pernah dilakukan mutasi pada semester sebelumnya
• Jika status mutasi terbaca tertolak oleh madrasah asal, silahkan lakukan pengajuan ulang dengan cara klik kembali detail histori mutasinya, lalu ajukan kembali, dan status menunggu persetujuan madrasah tujuan

Tanya :  

Siswa mutasi dari sekolah di luar negeri, bagaimana proses mutasinya?

Jawaban : 

• Pastikan siswa dimaksud memiliki surat mutasi dari sekolah asalnya pada tingkat kelas yang sesuai
• Peserta didik di negara lain harus memenuhi peryaratan : 
• Lulus tes kelayakan dan penempatan yang diselenggarakan madrasah yang dituju
• mendapatkan surat pernyataan dari kepala satuan pendidikan asal
• mendapatkan surat rekomendasi dari Ditjen Pendidikan Islam. Koordinasikan ke Kankemenag Kab/Kota
• Khusus Peserta didik jenjang SMP/SMA sederajat wajibmenunjukkan ijazah atau dokumen lain yang membuktikan bahwa yang bersangkutan telah menyelesaikan pendidikan jenjang sebelumnya yag disertai surat keterangan kesetaraan ijazah luar negeri yang diterbitkan oleh Kemenag dan atau Kemdikbudristek

Tanya :  

Siswa mutasi dari sekolah di luar negeri, bagaimana proses mutasinya?

Jawaban : 

• Pastikan siswa dimaksud memiliki surat mutasi dari sekolah asalnya pada tingkat kelas yang sesuai
• Peserta didik di negara lain harus memenuhi peryaratan : 
• Lulus tes kelayakan dan penempatan yang diselenggarakan madrasah yang dituju
• mendapatkan surat pernyataan dari kepala satuan pendidikan asal
• mendapatkan surat rekomendasi dari Ditjen Pendidikan Islam. Koordinasikan ke Kankemenag Kab/Kota
• Khusus Peserta didik jenjang SMP/SMA sederajat wajibmenunjukkan ijazah atau dokumen lain yang membuktikan bahwa yang bersangkutan telah menyelesaikan pendidikan jenjang sebelumnya yag disertai surat keterangan kesetaraan ijazah luar negeri yang diterbitkan oleh Kemenag dan atau Kemdikbudristek

Tanya :  

Siswa mutasi dari sekolah di luar negeri, bagaimana proses mutasinya?

Jawaban : 

• Pastikan siswa dimaksud memiliki surat mutasi dari sekolah asalnya pada tingkat kelas yang sesuai
• Peserta didik di negara lain harus memenuhi peryaratan : 
• Lulus tes kelayakan dan penempatan yang diselenggarakan madrasah yang dituju
• mendapatkan surat pernyataan dari kepala satuan pendidikan asal
• mendapatkan surat rekomendasi dari Ditjen Pendidikan Islam. Koordinasikan ke Kankemenag Kab/Kota
• Khusus Peserta didik jenjang SMP/SMA sederajat wajibmenunjukkan ijazah atau dokumen lain yang membuktikan bahwa yang bersangkutan telah menyelesaikan pendidikan jenjang sebelumnya yag disertai surat keterangan kesetaraan ijazah luar negeri yang diterbitkan oleh Kemenag dan atau Kemdikbudristek

Tanya :  

Siswa mau dimasukkan dalam rombel aktif, tapi nama tidak ditemukan ?

Jawaban : 

• Kemungkinan siswa masih tercatat dalam data semester sebelumnya namun pada aplikasi EMIS sudah berganti periode pendataan. Silahkan dicek pada fitur pencarian siswa melalui akun UC Kabupaten
• Kasus seperti ini harus dilaporkan ke UC Kanwil untuk diproses perbaikan Tingkat kelasnya sehingga terdaftar aktif di periode pendataan saat ini.
• Selanjutnya siswa dimaksud akan kembali tampil dalam daftar siswa pada saat edit rombel

Tanya :  

Bagaimana cara membatalkan proses mutasi

Jawaban : 

• Jika surat mutasi belum di cetak, maka untuk dapat membatalkan proses mutasinya lembaga dapat menghapus surat mutasi yang sudah dibuat untuk siswa terkait. 
• Jika surat mutasi sudah di cetak, maka proses mutasi tidak dapat dibatalkan oleh lembaga asal (surat mutasi yang sudah di cetak tidak dapat di hapus). Untuk dapat membatalkan prosesnya, setelah diinput mutasi masuk di lembaga tujuan kemudian batalkan proses mutasinya oleh operator lembaga tujuan. 
• Jika surat mutasi sudah dicetak dan belum ada lembaga tujuan. Maka proses mutasi tidak dapat dibatalkan oleh lembaga asal (surat mutasi yang sudah di cetak tidak dapat di hapus). Perlu berkoordinasi dengan lembaga setara untuk menginput mutasi masuk siswa terkait dan batalkan.

Tanya :  

Apa Perbedaan dan kaitannya : Mutasi Ditolak & Mutasi Dibatalkan

Jawaban : 

• Mutasi Ditolak – Artinya proses mutasi ditolak masih berlangsung proses mutasinya dan dapat diajukan kembali sesuai alasan penolakan untuk dilanjutkan proses mutasinya. Data siswa masih terdata (dalam proses mutasi) jika tidak dituntaskan akan menghambat proses kelulusan (proses mutasi gantung atau tidak jelas akan dilanjutkan atau di kembalikan) 
• Mutasi Dibatalkan – Artinya proses mutasi di hentikan atau tidak dilanjutkan proses mutasinya dan data siswa akan otomatis kembali aktif di lembaga yang bersangkutan

Tanya :  

Pada saat menambah siswa baru, nama siswa tidak ditemukan

Jawaban : 

• Cek kembali ke sekolah asal sebelumnya, apakah sudah pernah terdaftar di sistem EMIS atau Dapodik?
• Jika dari madrasah pastikan siswa dimaksud sudah diluluskan di aplikasi EMIS dan terdapat pada menu Alumni
• Pada penarikan data EMIS PPDB madrasah, pastikan inputan NIK/NISN dan/atau Nama dan TTL sesuai dengan yang terinputkan pada EMIS jenjang sebelumnya.
• Pada penarikan data EMIS Sekolah Umum, pastikan inputan NISN siswa sudah sesuai dengan yang diinputkan pada dapodik sekolah sebelumnya

Tanya :  

Siswa baru mau diinputkan di EMIS tidak bisa karena siswa tersebut terdeteksi berstatus tidak aktif datanya di EMIS pada kelas dan jenjang sebelumnya. Bagaimana Proses Input datanya?

Jawaban : 

• Siswa dimaksud kemungkinan merupakan siswa madrasah yang mutasi ke sekolah umum, sehingga status datanya di EMIS adalah tidak aktif.
• Siswa dimaksud kemungkinan tidak terinput datanya di dapodik, sehingga tidak dapat dilakukan penarikan data PPDB jalur umum
• Lakukan proses pengajuan penginputan data siswa melalui akun EMIS Kabupaten/Kota, lalu melengkapi dokumen pengajuan untuk diapproval oleh EMIS Kanwil. (Solusi Siswa Aktif Belum Masuk EMIS)

Tanya :  

Siswa PPDB berijazah sekolah umum, saat mau tarik data PPDB tidak bisa

Jawaban : 

• Kemungkinan siswa dimaksud pernah bersekolah di madrasah jenjang sebelumnya kemudian mutasi ke sekolah umum
• saat penarikan data PPDB tidak bisa dilakukan karena data siswa itu terbaca non aktif pada madrasah jenjang sebelumnya
• solusinya, ajukan permohonan input data siswa melalui admin emis kabupaten/kota

Tanya :  

Mengapa saat input ppdb menggunakan pilihan NISN / NIK tidak bisa “data tidak ditemukan”

Jawaban : 

• PPDB Input data baru akan melakukan pengecekan data ke EMIS apakah pernah ada sebelumnya
• Pencarian berdasarkan NIK dan NISN ada untuk pengecekan di depan, dan tidak akan bisa input jika datanya tidak ditemukan di EMIS
• Untuk jenjang RA dan MI dapat menggunakan pilihan input menggunakan Nama, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir
• Pastikan penginputan data awal terkait NIK sesuai untuk mencegah kesalahan seperti ini
• Kemungkinan data di jenjang sebelumnya berbeda dengan dokumen dukcapil yang diserahkan pada pendaftaran PPDB
• Sebaiknya PPDB meminta syarat tambahan hasil screenshot data siswa pada menu Alumni

Tanya :  

Mengapa tidak bisa input ppdb keterangan “Tingkat terakhir siswa tidak sesuai untuk pendaftaran tingkat awal jenjang lembaga ini“ 

Jawaban : 

• Cek kembali status siswa yang akan didaftarkan.
• Untuk PPDB, tingkat yang bisa didaftarkan adalah siswa dengan:

1. Status alumni pada jenjang sebelumnya (Pastikan pada lembaga asalnya siswa tersebut sudah diproses kelulusan siswanya agar dapat ditarik pada lembaga tujuannya sesuai jenjang)
2. Pastikan tingkat kelas siswa dimaksud
3. Status tidak aktif pada kelas awal jenjang yang sama
4. Sebaiknya PPDB meminta syarat tambahan hasil screenshot data siswa pada menu Alumni

Tanya :  

 Mengapa tidak bisa input ppdb keterangan “ Aktif di suatu Lembaga padahal siswa sudah tidak ada di Lembaga tersebut“ 

Jawaban : 

• Cek kembali status kelulusan siswa yang akan didaftarkan.
• Untuk PPDB, tingkat yang bisa didaftarkan adalah siswa dengan:

1. Status alumni pada jenjang sebelumnya (Pastikan pada lembaga asalnya siswa tersebut sudah diproses kelulusan siswanya agar dapat ditarik pada lembaga tujuannya sesuai jenjang)
2. Status tidak aktif pada kelas awal jenjang yang sama

• Siswa Aktif dengan perbedaan tahun ajaran yang berjalan tidak akan tampil di daftar siswa. Siswa masih Aktif dilembaga sebelumnya (tidak di proses akademik ). Sehingga pada Lembaga sebelumnya siswa tidak tampil pada menu daftar siswa, dikarenakan perbedaan data tahun ajaran pada aktivitas belajar siswa dengan periode tahun ajaran saat ini

Tanya :  

Bagaimana jika terdapat kesalahan meluluskan siswa di EMIS yang seharusnya mengulang

Jawaban : 

• Apabila belum diapproval oleh akun Kepala Madrasah, maka dapat dibatalkan melalui akun Kepala Madrasah
• Apabila sudah terlanjut di approval oleh akun kepala madrasah, maka proses pembatalan kelulusan ini menjadi kewenangan EMIS Pusat. Untuk itu, madrasah melakukan pengajuan surat permohonan pembatalan kelulusan ke UC EMIS Provinsi setempat, untuk diteruskan laporannya ke EMIS Pusat. Adapun dokumen administrasi pengajuan yang disiapkan oleh madrasah, baca artikel ini. (Solusi Siswa Salah Diluluskan)

Tanya :  

Siswa sudah diluluskan melalui akun operator, namun masih terbaca menunggu persetujuan kamad

Jawaban : 

• Untuk menghindari kesalahan dalam proses kelulusan siswa (karena jika sudah salah diluluskan akan sulit dilakukan proses pembatalan), maka proses kelulusan dibagi dalam 2 tahapan yakni oleh operator dan oleh kamad sebagai verifikator.
• Jika operator selesai melakukan proses kelulusan di akun operator, maka silahkan disampaikan kepada kepala madrasah untuk dapat login ke EMIS menggunakan akun kepala madrasah dan melakukan proses aprroval data kelulusan melalui menu SISWA >> AKADEMIK >> KELULUSAN >> PILIH DAFTAR SISWA PER KELAS >> CENTANG SISWA YANG INGIN DISETUJUI KELULUSANNYA >> KLIK SETUJU / TOLAK
• Kepala madrasah dapat melakukan penolakan kelulusan jika ditemukan kesalahan dalam meluluskan oleh operator

Tanya :  

Mengapa proses kelulusan tidak dapat di setujui oleh kamad

Jawaban : 

• Masih ada siswa dalam rombel kelulusan belum di proses 
• Pada saat proses kelulusan sedang berlangsung / dalam proses ajuan (belum disetujui kamad) Siswa diproses mutasi keluar 
• Pada saat proses kelulusan sedang berlangsung / dalam proses ajuan (belum disetujui kamad) Siswa diproses nonaktif 
• Pada saat proses kelulusan sedang berlangsung / dalam proses ajuan (belum disetujui kamad) Siswa diproses ubah tingkat

Tanya :  

Mengapa Tidak dapat memproses kelulusan keterangan “Data Murid sedang dalam pengajuan Mutasi” padahal tidak ada siswa yang sedang mutasi

Jawaban : 

• Pastikan tidak ada siswa yang belum tuntas proses mutasinya
• Status / Keterangan mutasi : ➢Menunggu Persetujuan ➢Diajukan ➢Ditolak Pastikan seluruh proses mutasi telah Disetujui atau Dibatalkan jika mutasi tidak jadi, terutama pada rombel yang terkendala pada proses kelulusan

Tanya :  

Siswa aktif belajar di madrasah, namun tidak terinput datanya di EMIS

Jawaban : 

• Siswa kemungkinan tidak diinputkan pada waktu PPDB di semester ganjil sebelumnya, karena dokumen kependudukan yang belum lengkap.
• Siswa mutasi yang tidak melalui jalur mutasi di aplikasi EMIS. Jika merupakan siswa mutasi, dapat dilakukan pengecekan pencarian data siswa melalui akun kabupaten terlebih dahulu terkait status data siswa dimaksud di aplikasi EMIS.
• Lakukan proses pengajuan penginputan data siswa melalui akun EMIS Kabupaten/Kota, lalu melengkapi dokumen pengajuan untuk diapproval oleh EMIS Kanwil. (Solusi Siswa Aktif Belum Masuk EMIS)

Tanya :  

Pada daftar siswa terbaca ada siswa yang berstatus aktif tanpa rombel

Jawaban : 

• Siswa aktif tanpa rombel artinya siswa tersebut aktif namun belum dimasukkan kedalam rombongan belajar yang sesuai.
• Silahkan masukkan siswa dimaksud kedalam rombel yang tepat dan sesuai saat ini melalui menu Rombongan Belajar >> pilih rombel yang sesuai >> lihat detail >> edit rombel >> tambah siswa

Tanya :  

Siswa pernah terinput di EMIS, namun saat ini siswa dimaksud tidak terdata dalam EMIS

Jawaban : 

• Siswa dimaksud kemungkinan pernah dilakukan proses penonaktifan oleh operator lembaga di EMIS
• Proses reaktifasi siswa dimaksud dapat dilakukan oleh admin EMIS Provinsi dengan tahapan : 
• Madrasah melakukan pengajuan permohonan reaktifasi siswa dengan bersurat resmi dengan melampirkan data dukung seperti surat keterangan aktif dan raport siswa yang ditujukan kepada pengelola EMIS Kanwil Kemenag Provinsi Setempat
• Admin EMIS Provinsi melakukan verifikasi terkait ajuan reaktifasi siswa dimaksud. Apabila data ajuan tervalidasi dengan baik, maka admin EMIS Provinsi melakukan proses reaktifasi siswa melalui akun EMIS Provinsi.

Tanya :  

Siswa berstatus tidak aktif, namun tidak bisa diajukan reaktifasi karena pada pencarian di EMIS data tidak ditemukan, bagaimana prores untuk mengaktifkannya kembali.

Jawaban : 

• Siswa tidak muncul pada menu pencarian data EMIS dimungkinkan karena madrasah dalam menonaktifkan siswa dimaksud memilih pilihan DATA GANDA. Hal ini mengakibatkan data terhapus secara permanen sehingga tidak bisa diproses reaktifasi kembali secara prosedur normal
• Proses reaktifasi siswa dimaksud masih bisa dimungkinkan melalui admin EMIS Pusat dengan tahapan : 
• Madrasah melakukan pengajuan permohonan reaktifasi secara resmi melalui surat dengan dilengkapi data dukung seperti Surat Keterangan Siswa Aktif dan Raport Siswa dimaksud kepada Admin EMIS Provinsi setempat
• Admin EMIS provinsi berkoordinasi dan mengajukan permohonan reaktifasi siswa dimaksud ke admin emis Pusat
• Madrasah perlu memperhatikan bahwa ketika melakukan proses reaktifasi siswa di akun lembaga agar tidak memilih keterangan DATA GANDA apabila kasus yang ditemui bukan merupakan masalah DATA GANDA, agar proses reaktifasi siswa jika diperlukan kedepannya dapat dilakukan dengan prosedur yang normal.

Tanya :  

Siswa mutasi masuk tapi tidak bisa dimasukkan dalam rombel.

Jawaban : 

• Cek terlebih dahulu periode pendataan EMIS saat ini.
• Hal ini terjadi karena siswa mutasi masuk dimaksud diterima di aplikasi EMIS pada tahun ajaran sebelumnya namun operator lembaga tidak langsung memasukkan ke dalam rombel aktif
• Ketika sudah beralih periode pendataan, maka pada saat ingin memasukkan ke rombel aktif, data siswa tidak terbaca lagi
• operator lembaga berkoordinasi dengan admin EMIS Provinsi untuk melakukan perbaikan data Rombel dan selanjutnya madrasah kembali melakukan seting rombel di akun lembaganya

Lanjut ke halaman 2 :

Page : 123Next